Le Lean Dot Game

dot game sticky note

Objectifs : Le Lean Dot game est un atelier pour comprendre les bases du Lean. Il permet d’expérimenter les problématiques de flux (poussés et tirés), stocks, qualité et inertie d’une chaîne de production. Il permet également de comprendre la différence entre les améliorations locales et globales. Le jeu évoque aussi leurs conséquences sur les délais de livraison, la qualité du produit et la rentabilité de la chaîne.

Durée : 1h – 1h30

Nombre de participants : 5-8 (possibilité de faire plusieurs équipes en simultanées)

Matériel : 300 Post-its, 600 gommettes de chaque couleur

Principe : Le jeu se déroule en 3 rounds d’envions 15 minutes chacun. La phase de production dure 5 minutes et le reste du temps est consacré à l’analyse et à une rétrospective du round. Ce jeu est une adaptation du jeu Lean Cups Game. Chaque round se déroule comme suit :

  • Une phase de préparation d’1 minute
  • Une phase de production de 5 minutes
  • Une phase de reporting et de construction des indicateurs
  • Une rétrospective durant laquelle l’équipe cherche à s’améliorer

L’équipe produit des Post-its avec 6 gommettes selon le modèle suivant :

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Chacun des membres de l’équipe a un rôle spécifique qui doit accomplir UNE tâche. La liste des 8 tâches est :

  • Prendre 6 Post-its
  • Placer le point jaune
  • Placer le point rouge
  • Placer les points verts
  • Placer les points bleus
  • Écarter les rebuts
  • Chronométrer l’équipe de production et annoncer à l’équipe les temps intermédiaires (quand il reste 3 min, 2 min, 1 min, 10s)
  • Recevoir le produit fini

 

1er round :

Pour le premier round, l’équipe produit selon les tâches prévues. Ce Round doit se dérouler selon un pur mode productiviste. Chaque tâche a été prévue pour être simple et rapide. Le système atteindra son rendement maximum si chacun des équipiers travaille à son maximum. La motivation de l’équipe est la priorité à ce stade (ne pas être économe en encouragements, cris, coachings individuels le cas échéant..). Il est possible, au bout de 2 min, d’introduire une demande spécifique dans le système (symbolisée par un post-it d’une autre couleur ou forme).

À la fin du round tout le monde lève les mains et laisse son travail tel qu’il est à l’instant t.

Les reportings des indicateurs suivants sont faits :

  • Durée totale de la production (en principe 5 minutes mais il a pu être décidé de rallonger pour sortir 1 ou 2 lots)
  • Temps de sortie du 1er lot
  • Somme des en cours du système (Work In Progress)
  • Nombre de Post-its finis
  • Nombre de Post-its Acceptés (l’équipe ne sait en principe pas quels sont les critères d’acceptations du client, si l’équipe le demande durant le sprint, il faut évidemment leur donner)
  • Débit (nombre de finis / durée totale) => nombre de Post-its / min sortis par l’usine
  • Temps de cycle (WIP / débit) => Temps entre l’entrée d’une demande dans le système et sa livraison

1ère rétrospective

On constate souvent durant cette première rétrospective :

  • Problèmes de qualité
  • L’équipe ne connaissait pas les contraintes du client (pas de vision)
  • Un WIP très important
  • Un temps de cycle extrêmement long donc impossible de livrer une nouvelle demande

2ème round et rétrospective:

On met en place les propositions de l’équipe (souvent une suppression des batchs de 6 et parfois la mise en place d’un flux tendu sur l’usine. Chacun traite un post-it et le donne au suivant de manière synchronisée – 1 post-it entre dans l’usine, 1 post-it sort de l’usine) et on déroule un nouveau sprint (en vidant le WIP) puis on analyse les nouveaux indicateurs. On peut réessayer l’introduction d’une nouvelle demande spécifique dans le système.

On constate souvent durant cette deuxième rétrospective :

  • Qualité en amélioration
  • Production augmentée
  • Moins de Stress
  • Un temps de cycle réduit et souvent la livraison de la demande spécifique
  • Représentation du temps travaillé sur un post-it / Temps de cycle (amélioration locale / globale)

3ème round et rétrospective:

On peut alors proposer une file d’attente de 3 post-its à chaque poste de travail afin que tout le monde ait une réserve de chose à faire. Quand la réserve du poste suivant est pleine, il ne faut pas commencer de nouveaux post-its. On déroule un nouveau sprint puis on analyse les nouveaux indicateurs. L’équipe effectue une dernière rétrospective sur les améliorations mises en place. En conclusion, on peut mettre en parallèle les expérimentations de l’atelier et les différents rounds avec les expériences de chacun.

Greg Nguyen
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