Agile brown bag: Gouvernance SharePoint

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Agile brown bag: Gouvernance SharePoint

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Ce mercredi 25 novembre s’est tenu dans les locaux d’Agile Partner la session Agile Brown Bag portant sur la gouvernance SharePoint. C’est sur 1h30 que Bernard, a su nous sensibiliser sur l’importance et la pertinence de la gouvernance pour la mise en œuvre de SharePoint.

 

Mais pourquoi une gouvernance SharePoint ?

La gouvernance, selon Wikipedia, permet d’aligner le système d’informations sur les métiers de l’entreprise. Elle correspond à l’ensemble des stratégies, rôles, responsabilités et processus permettant de contrôler la façon dont les services fonctionnels et les équipes informatiques collaborent afin de réaliser leurs objectifs.

Chaque organisation a des besoins et des objectifs qui leurs sont propres et ayant une influence sur leur approche de la gouvernance. Par exemple, les grandes entreprises nécessiteront probablement une gouvernance plus importante et plus détaillée que des organisations de plus petite taille.

 

Les objectifs de la gouvernance SharePoint

  • Définir et partager une vision de la mise en oeuvre de SharePoint dans l’entreprise.
  • Développer une approche de la mise en oeuvre de SharePoint qui soit cohérente avec les objectifs de l’entreprise.
  • Établir un plan de gouvernance qui serve  les objectifs assignés.
  • Aligner les rôles et les procédures des équipes de gouvernance pour maintenir la continuité du service.
  • Personnaliser l’utilisation de SharePoint pour répondre aux attentes de l’entreprise.

 

Lors de cet Agile Brown Bag, Bernard nous a présenté SharePoint comme une “boîte à outils” disposant de façon native de nombreuses fonctionnalités. De très nombreux add-ons métier proposés par diverses sociétés peuvent y être ajoutés. Se conformer aux bonnes pratiques de SharePoint nécessite un plan de management structuré et concis et des formations appropriées. Mais pour que l’entreprise tire le meilleur de SharePoint, la mise en oeuvre d’une gouvernance est nécessaire.

La gouvernance pour SharePoint comprend trois domaines principaux : la gouvernance informatique, la gestion des informations, la gestion des applications.  Plus le périmètre d’implémentation est vaste et donc le nombre d’utilisateurs importants, plus la gouvernance est nécessaire et doit être étoffée.

 

Gouvernance_SharePoint

 

À quoi servent les trois domaines principaux de la gouvernance ?

 

Gouvernance SharePoint

 

Bernard a beaucoup insisté sur la mise en relation entre métier et information. Organiser la gouvernance autour d’un SharePoint collaboratif incite une meilleure expérience client. Cependant, qui dit gouvernance, dit mise en place de règles, d’une discipline, demande un temps de gestion quotidien… . Souvent mise de côté de par ces faits, une structure inadaptée de l’information peut se développer, l’absence de gestion entraine une difficulté d’accès au contenu, la hiérarchie et la pertinence des informations manquent à l’appel…

Pas de gouvernance c’est :

 

AgileBrownBag

 

Ainsi, c’est pourquoi, et même si cela va à l’encontre de certaines cultures d’entreprise, qu’une gouvernance SharePoint est un facteur clé de succès pour une meilleure gestion, pertinence et fluidité de l’information.

Un plan de gouvernance adapté permet une :

  • Simplification du déploiement de SharePoint
  • Répondre aux besoins de conformité et de sécurité
  • Un meilleur ROI

 

À quoi servent les trois domaines principaux de la gouvernance ?

La gouvernance informatique permet :

Une meilleure sécurité

  • Comprendre comment le système est maintenu (HW, SW, updates, backups..)
  • La gestion des accès dans l’infrastructure (rôles et accès exploitation, support)

Une politique de déploiement et de mise à jour des applications

  • Une configuration et des installations régulières
  • Mises à jour des composants logiciels

La gestion des permissions

  • Partage des données avec des personnes extérieures (qui, quoi, quelle procédure..)
  • Gestion des groupes utilisateurs (qui, quels droits, comment)
  • Gestion des liens avec ActiveDirectory (AD)

Une protection des données

  • Un meilleur backup, restore (fréquence, niveau de granularité)

La gestion du cycle de vie des sites

  • Création
  • Mise à jour
  • Suppression

La gestion des quotas

  • Quota par site
  • Taille maximale des fichiers
  • Prévisions, suivi, seuils d’alerte

La gestion des types de fichiers

  • Bureautiques
  • Images, vidéos
  • Objets métiers (AutoCAD …)
  • Impact sur l’architecture de chaque bloc

 

La gouvernance des informations permet :

La gestion de l’information

  • Record management
  • Architecture de l’information
  • Versionning

La gestion des taxonomies

  • Thésaurus, vocabulaires contrôlés
  • Gestion du repository central
  • Gestion des metadatas

 

La gouvernance des applications permet :

La gestion des développements spécifiques

La gestion du cycle de vie des applications

  • Source, contrôle, versionning
  • Test et validation des nouvelles applications et des mises à jour
  • Déploiements

La gestion du branding

  • Logos
  • Thèmes personnalisés
  • Design
  • Master pages
  • Localisation (pays)

 

SharePoint_Agile_brown_bagEn résumé

Le plan de gouvernance peut prendre diverses formes plus ou moins complexes; à chaque entreprise de trouver la forme qui lui convient. Le plan de gouvernance ne définit pas l’objectif à atteindre mais le chemin pour y arriver. Il doit être mis à jour très régulièrement en fonction des changements de l’organisation et la vie de l’entreprise.

Au travers de cet Agile Brown Bag, Bernard nous a démontré qu’un manque de gouvernance au sein d’une organisation, peut engendrer l’échec de la mise en oeuvre de SharePoint. Ainsi, même si ce terme paraît très contraignant aux yeux de certains, la mise en place d’un plan de gouvernance est une nécessité pour une mise en œuvre réussie de SharePoint.

Nos Agile Brown Bag vous intéressent? Alors n’hésitez pas à consulter les différents sujets déjà abordés lors de nos précédents séminaires.

Damien Visca

<p>Marketing / Communication</p>

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